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L'évaluation présente de nombreux avantages, tant pour le collaborateur
que pour son manager : reconnaissance de ses performances et évolution
de carrière pour le premier ; aide à la gestion de la formation et des
rémunérations, stratégie et compétitivité de l'entreprise pour le
second.
1- Les finalités de l'évaluation
L’importance du facteur humain dans la gestion des entreprises n’est
plus à démontrer et ce, quelle que soit la taille de l’entreprise. Dans
un contexte chaque jour plus concurrentiel, il est indispensable pour
une entreprise de répondre de la façon la plus optimale qu’il soit aux
besoins de ses clients et même de pouvoir anticiper ces besoins.
Pour
répondre à cette exigence de compétitivité, chaque entreprise se doit
de parfaitement connaître les compétences dont elle a besoin et dont
elle aura besoin face aux compétences dont elle dispose. Seules les
méthodes utilisées varieront mais le but recherché sera
fondamentalement toujours le même.
Le but est double et procède d’une démarche « gagnant/gagnant » pour l’entreprise et ses salariés :
•
en effet, la reconnaissance et la récompense de ses compétences et
performances ne peut que contribuer à la motivation du collaborateur ;
•
tandis que l’entreprise en retire des bénéfices en termes
d’optimisation de la qualité des produits finis et/ou des services
rendus et assure ainsi la pérennité de sa compétitivité.
L’évaluation
des compétences et/ou des performances est aujourd’hui pratiquée de
façon systématique et plus ou moins structurée dans la majorité des
grandes et moyennes entreprises (près de 96% en 2005). Cependant, elle
ne prend réellement son sens qu’à partir d’un nombre minimum de
salariés que l’on peut estimer à une dizaine.
L’évaluation est
d’autant plus indispensable que le nombre des niveaux hiérarchiques est
important et ne facilite donc pas la reconnaissance individuelle d’une
part, la transmission descendante des objectifs de l’entreprise d’autre
part.
Les petites entreprises sont a priori moins concernées
par ces deux écueils car la relation entre le salarié et son
hiérarchique se fait plus naturellement voire quotidiennement. Certes,
des liens non formalisés existent mais avec en contre partie la
difficulté à rester objectif dans l’appréciation du collaborateur faute
d’un minimum de formalisation des échanges.
2- Les préalables de l'évaluation
Pour évaluer les compétences ou la performance de ses
collaborateurs, l’entreprise doit bien connaître ses métiers, les
principales compétences nécessaires à leur exercice et le niveau requis
pour que chacune d’entre elles puisse conduire à la performance
maximale du collaborateur.
Pour une entreprise de petite
taille, il n’est pas indispensable de procéder à une cartographie des
métiers laquelle n’est ni plus ni moins qu’un rangement des métiers par
grandes familles, ex : les métiers de la famille commerciale, ceux de
la famille support ou technique, etc.…
Néanmoins il est
recommandé d’établir une liste générique des métiers existants pour
disposer d’une base permettant l’identification des compétences
attendues.
Cette identification va faciliter l’analyse du poste de travail et la
déclinaison au niveau individuel du niveau requis pour chaque
compétence en fonction de la qualification et/ou de l’ancienneté du
collaborateur dans le poste de travail.
Sans ce préalable, le
chef d’entreprise ou le responsable hiérarchique ne disposera pas
d’éléments objectifs de comparaison du niveau acquis avec le niveau
requis lorsqu’il sera en situation d’évaluer son ou ses collaborateurs.
3- L’évaluation : un acte managérial
S’appuyant sur les outils préalablement cités : liste des métiers,
analyse des postes de travail, référentiel des compétences affectées du
niveau requis, le manager va pouvoir procéder à l’évaluation de ses
collaborateurs.
Le moment consacré à l’entretien d’évaluation
est un moment capital. En effet, ce moment représente un espace de
dialogue privilégié entre le manager et son collaborateur, il est un
véritable soutien pour le manager dans l’exercice de son management et
lui permet d’expliciter au collaborateur la stratégie de l’entreprise
au travers des objectifs qu’il va lui assigner.
Enfin, la
connaissance, par le manager, de l’état des compétences au sein de son
entreprise est un outil déterminant pour lui permettre de conduire sa
politique de gestion des ressources humaines et prévoir son budget en
terme d’actions de formation.
L’entretien d’évaluation est le support indispensable pour justifier les augmentations de rémunération.
La
majeure partie du temps, cette évaluation se fait au travers d’un
entretien réservé à cet effet et s’appuyant, au minimum, sur la
description du poste et les compétences attendues pour tenir ce poste.
La
description du poste définit les objectifs précis, les responsabilités
du titulaire c'est-à-dire ses activités et la nature des résultats
attendus en rapport avec ces activités.
Il est primordial que
cet entretien soit structuré et formel : dans les petites entreprises,
cela limite le danger de « peur de dire » car les relations peuvent
être étroites entre le chef d’entreprise et son salarié.
Pour cela, il est conseillé de préparer l’entretien et de le conduire sur la base d’un support.
Ce
support doit être simple, donnant la capacité de décrire avec
précision, si possible de mesurer la réussite professionnelle et enfin
permettre la traçabilité de l’échange. Au minimum, le support
d’entretien contiendra les rubriques suivantes :
• mission et activités principales du poste
• type de compétence et niveau requis attendus par activité
•
fixation précise des résultats attendus avec la liste des principaux
moyens nécessaires à mettre en œuvre pour l’atteinte des objectifs
• appréciation du niveau acquis par type de compétence
• appréciation du niveau d’atteinte des objectifs
• actions nécessaires à mettre en œuvre pour permettre au collaborateur d’améliorer sa performance
Cette
traçabilité est importante car elle contractualise les engagements pris
par le manager pour permettre à son collaborateur d’atteindre les
objectifs qui lui sont assignés. Ces engagements portent généralement
sur des actions de développement de compétences là où le niveau acquis
par le collaborateur se révèle inférieur au niveau requis.
Le
support d’entretien peut s’avérer très utile en cas de constat
d’insuffisance professionnelle justifiant un licenciement : il devient
une preuve écrite pouvant être présentée aux prud’hommes en cas de
contentieux.
4- L'évaluation : quelques clés de réussite
Les mots essentiels dans cette démarche sont « objectivité, formalisation, cohérence et suivi ».
L’objectivité
est en grande partie garantie par l’existence des supports précités, la
qualité du dialogue entre le hiérarchique et le collaborateur.
La
formalisation implique la traçabilité de l’échange autour de laquelle
les deux parties vont s’entendre en signant au besoin le document.
La
cohérence et le suivi de la mise en œuvre des actions de développement
de compétences et de niveau d’atteinte des résultats nécessitent quant
à eux des points de passage au minimum deux fois par an, au trimestre
pour les commerciaux.
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