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Les dossiers DRH - Conventions de stage et gratifications : les nouvelles règles

Si la loi pour l’égalité des chances avait déjà posé pour principe que les stages en entreprises devaient être entourés de règles précises, elle avait laissé le soin à un futur texte d'application de fixer ces règles.

Un décret a été publié récemment, permettant de faire toute la lumière sur les clauses devant désormais obligatoirement figurer dans une convention de stage liant le stagiaire – étudiant de l’enseignement supérieur – à l’entreprise, et à son établissement scolaire.

Quelques rappels préliminaires

Il convient cependant de rappeler à titre liminaire quelques règles simples, mais qui sont malheureusement trop souvent oubliées par un chef d’entreprise lorsqu’il accueille des stagiaires dans ses locaux. C’est d’ailleurs une des raisons qui a poussé le gouvernement à légiférer – certes timidement – sur la question, et le décret d’application du 29 août 2006 en est le fruit final.

Rappelons ainsi que le stage en entreprise, qu’il soit obligatoire ou non, est destiné à compléter une formation théorique par une expérience pratique au sein d’une entreprise. Il est donc bien évidemment différent d’un contrat de travail, et à ce titre, le stagiaire n’est pas placé sous lien de subordination de l’entreprise.

De ce fait, il n’a pas les obligations d’un salarié, pas plus que l’entreprise n’a à respecter les obligations liées au contrat de travail, tant au regard de la législation du travail que de la sécurité sociale. D’ailleurs, l’article 7 du décret précité rappelle qu’aucune convention de stage ne peut être conclue pour remplacer un salarié en cas d'absence, de suspension de son contrat de travail ou de licenciement, pour exécuter une tâche régulière correspondant à un poste de travail permanent, pour faire face à un accroissement temporaire de l'activité de l'entreprise ou pour occuper un emploi saisonnier.

Cependant, ce qui distinguera en cas de difficulté le stage d’un contrat de travail est principalement le contenu même de la convention de stage, ainsi, il est tout aussi protecteur pour le stagiaire que pour l’entreprise d’en signer une.

Le fait que le législateur ait décidé de la rendre obligatoire, avec un certain nombre de clauses qui doivent nécessairement y figurer, est donc plutôt une bonne mesure, et pourra éviter bien des déboires aux chefs d’entreprise.

La loi n°2006-396 du 31 mars 2006 pour l'égalité des chances pose également pour principe que ces stages (à l'exception de ceux qui sont intégrés à au cursus pédagogique et donc, obligatoires) ont une durée initiale ou cumulée, en cas de renouvellement, qui ne peut excéder six mois. Le décret n°2006-1093 du 29 août 2006 a complété cette loi et pose plusieurs nouvelles règles :

- une entreprise, pour accueillir un stagiaire, doit obligatoirement signer un convention avec ce dernier et son établissement scolaire ;
- ladite convention doit obligatoirement faire figurer certaines dispositions obligatoires ;
- elle doit également se voir annexer la Charte des stages étudiants en entreprise du 26 avril 2006.

Par ailleurs, un premier décret, n°2006-757, en date du 29 juin 2006, était déjà venu poser les premières règles en matière de stage, et plus particulièrement concernant les gratifications versées aux stagiaires, règles qui seront analysées plus loin.

Signature d’une convention de stage – proposée par l’établissement d’enseignement supérieur - avec l’étudiant

Rappelons que ne sont concernés par ces dispositions que les stages en entreprise ne relevant ni des dispositions de l'article L. 211-1 du code du travail (contrat de professionnalisation, d’alternance ou de découverte du monde de l’entreprise), ni de la formation professionnelle continue.
Les deux premiers articles du décret sont particulièrement clairs sur l’élaboration des conventions de stage, et donc, indirectement, leur contenu.

Ainsi, les premiers articles disposent que les établissements d'enseignement préparant à un diplôme de l'enseignement supérieur dont les étudiants accomplissent les stages en entreprise élaborent, en concertation avec les entreprises intéressées, des conventions de stage sur la base d'une convention type.

Ces conventions types sont approuvées par les autorités compétentes des établissements et sont rendues publiques. Cette publicité peut intervenir sur le site Internet des établissements.

Les conventions de stage signées par les entreprises avec les stagiaires doivent donc être élaborées sur la base de ces conventions types publiées.

Dans tous les cas – et donc, s’il n’existe pas de convention type prévue par l’établissement d’enseignement supérieur - ces conventions doivent comporter des dispositions obligatoires, qu’il convient d’analyser.

Clauses devant obligatoirement figurer dans les conventions de stage

Les clauses devant obligatoirement figurer dans les conventions de stage types sont les suivantes :

1° La définition des activités confiées au stagiaire en fonction des objectifs de formation ;
2° Les dates de début et de fin du stage, sachant que le stage ne peut dépasser 6 mois, sauf s’il est intégré à un cursus pédagogique ;
3° La durée hebdomadaire maximale de présence du stagiaire dans l'entreprise. La présence, le cas échéant, du stagiaire dans l'entreprise la nuit, le dimanche ou un jour férié doit être indiquée ;
4° Le montant de la gratification versée au stagiaire et les modalités de son versement. Cette gratification est obligatoire lorsqu’ le stage est supérieur à une durée de 3 mois (voir plus bas) ;
5° La liste des avantages offerts, le cas échéant, par l'entreprise au stagiaire, notamment en ce qui concerne sa restauration, son hébergement ou le remboursement des frais qu'il a engagés pour effectuer son stage ;
6° Le régime de protection sociale dont bénéficie le stagiaire, y compris la protection en cas d'accident du travail ainsi que, le cas échéant, l'obligation faite au stagiaire de justifier d'une assurance couvrant sa responsabilité civile ;
7° Les conditions dans lesquelles les responsables du stage, l'un représentant l'établissement, l'autre l'entreprise, assurent l'encadrement du stagiaire ;
8° Les conditions de délivrance d'une "attestation de stage" et, le cas échéant, les modalités de validation du stage pour l'obtention du diplôme préparé ;
9° Les modalités de suspension et de résiliation du stage ;
10° Les conditions dans lesquelles le stagiaire est autorisé à s'absenter, notamment dans le cadre d'obligations attestées par l'établissement d'enseignement ;
11° Les clauses du règlement intérieur de l'entreprise applicables au stagiaire, lorsqu'il existe.

Enfin, la "Charte des stages étudiants en entreprise du 26 avril 2006" doit obligatoirement être annexée à la convention de stage, et en fait pleinement partie.

Parties signataires de la convention de stage

La convention de stage, à laquelle est annexée la Charte, doit obligatoirement être signée par :

1° Le représentant de l'établissement dans lequel est inscrit le stagiaire. Il mentionne sa qualité, le nom et l'adresse de cet établissement ;
2° Le représentant de l'entreprise, qui mentionne sa qualité, le nom et l'adresse de l'entreprise ;
3° Le stagiaire, qui mentionne son adresse et l'intitulé complet de son cursus ou de sa formation ; si le stagiaire est mineur, la convention est également signée par son représentant légal.

Gratification des stagiaires

La loi pour l’égalité des chances prévoyait déjà, avant la parution de tout décret, que lorsque la durée du stage est supérieure à trois mois consécutifs, celui-ci fait l'objet d'une gratification dont le montant peut être fixé par convention de branche ou par accord professionnel étendu ou, à défaut, par décret.

Pour le moment, ce décret n’est pas encore paru.

Cette gratification n'a toutefois pas le caractère d'un salaire au sens du Code du travail, il n’y a donc pas, au sens social du terme, de minimum prévu.

Concernant la franchise de cotisations patronales de sécurité sociale pour les stages en entreprises, le décret, n°2006-757, en date du 29 juin 2006 prévoit que "Le montant de la fraction de la gratification (…) qui n’est pas considéré comme une rémunération au sens de l’article L. 241-1 est égal au produit de 12,5 % du plafond horaire défini en application de l’article L. 241-3 et du nombre d’heures de stages effectuées au cours du mois considéré".
"Ce montant est apprécié au moment de la signature de la convention de stage compte tenu de la gratification, des avantages en nature et en espèces et du temps de présence mensuel prévu au cours du stage".

Les modalités de calcul sont les suivantes :
Aux termes des dispositions de l’article L. 242-3 du Code de la sécurité sociale, le montant du plafond horaire, calculé selon les règles fixées par ce décret, est arrêté par le ministre chargé de la sécurité sociale. L’exonération de charges sociales pour la gratification versée au stagiaire est équivalente au produit de 12,5% de ce plafond horaire multiplié par le nombre d’heures de stage effectuées. Au-delà de ce montant, la gratification a le caractère d'un salaire au sens de l'article L. 140-2 du même code.

En pratique, les sommes versées aux stagiaires ne donnent pas lieu à assujettissement dans la limite de 12,5% du plafond horaire de la sécurité sociale, c’est-à-dire 360 euros par mois en 2006 dans le cas où la durée de présence du stagiaire est égale à la durée légale du travail.

À noter : Tous les stages sont soumis aux mêmes règles, qu'ils soient ou non obligatoires.

Lorsque la gratification mensuelle du stagiaire est inférieure ou égale à 360 euros, aucune cotisation et aucune contribution de sécurité sociale n'est due, ni par l'entreprise d'accueil, ni par le stagiaire.

S'agissant des gratifications supérieures à ce seuil, les cotisations et contributions de sécurité sociale sont calculées sur le différentiel entre le montant de la gratification et 360 euros.

Ce seuil de 360 euros est apprécié au moment de la signature de la convention de stage compte tenu de la gratification, des avantages en nature et en espèces et du temps de présence mensuel prévu au cours du stage. Ainsi, la gratification versée à un stagiaire présent, par exemple, 3 jours sur 5 dans l'entreprise, sera exonérée de cotisations et contributions sociales à hauteur de 216 euros (360x3/5).

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